L’automatisation peut prendre différentes formes selon l’industrie dans laquelle on se trouve. Alors que les entreprises manufacturières peuvent investir dans des robots et de nouveaux équipements, les leaders en géomatique et en TI des administrations publiques doivent plutôt promouvoir la transformation numérique de leur organisation.
Pas de doute, la technologie doit être au service de l’administration publique pour accroître sa performance et sa transparence. Et toutes les options comptent! Qu’il s’agisse de projets structurants d’envergure ou encore d’initiatives plus ciblées, ceux-ci apportent plusieurs bénéfices, incluant les trois suivants:
- L’augmentation de l’engagement des employés;
- L’augmentation de l’eficacité de l’organisation;
- L’amélioration de la communication avec les citoyens.
Voici quelques idées et exemples de projets où l’automatisation peut jouer un rôle dans chacun des trois axes mentionnés précédemment.
L’augmentation de l’engagement des employés
Dans un contexte de rareté de la main-d’œuvre, il est primordial d’investir dans la formation et l’engagement de ses employés. C’est en misant d’abord dans leur implication qu’une organisation publique pourra réussir sa transformation numérique. La collaboration, l’ouverture et l’esprit d’innovation sont quelques-unes des valeurs qui seront au cœur de la transformation des façons de faire. Cette dernière implique inévitablement une révision des processus existants, plusieurs ayant été conçus à l’époque où le papier était omniprésent. Leur modernisation impliquera dans bien des cas, l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée.
L’acquisition de savoir-faire est une voie à suivre pour les organisations souhaitant placer ses employés au cœur des projets. En acquérant un savoir-faire sur une technologie telle que FME, le bénéfice est double. Premièrement, l’employé est motivé et intéressé à améliorer un processus existant. De plus, il détient lui-même la clé pour mettre en œuvre la nouvelle solution incluant la portion d’automatisation. Par exemple, le comté de Newton en Géorgie a acquis le savoir-faire requis sur FME pour améliorer l’intégration des données parcellaires avec leurs systèmes d’entreprise.
Cet autre exemple avec la ville de Toronto démontre que maîtriser une technologie low-code permet à des analystes SIG sans connaissance en programmation d’automatiser la production de cartes dans des rapports PDF. Dans ce cas, l’automatisation a généré des économies de temps permettant à l’ensemble de l’équipe de se consacrer à des tâches plus productives et ainsi réduire les délais de production pour améliorer la satisfaction globale des intervenants de la Ville.
L’augmentation de l’efficacité de l’organisation
En gardant en tête le contexte de rareté de la main-d’œuvre, les organisations publiques ont avantage à utiliser les solutions numériques pour maintenir la qualité de leurs services, notamment par l’automatisation des opérations administratives manuelles et récurrentes. Cela permet, entre autres, aux employés de réallouer leurs efforts à d’autres tâches plus complexes et plus gratifiantes, tout en réduisant les délais de service pour tous.
Cette initiative ciblée a permis à la petite municipalité de Mono en Ontario de sauver 200 heures de travail répétitif par année grâce à l’automatisation de l’intégration de données sur les panneaux de signalisation dans ArcGIS Online.
Il serait trop long d’énumérer ici tous les bénéfices obtenus par la ville de Sudbury suite à l’optimisation du processus de suivi des activités de patrouilles routières. On pourrait les résumer en disant que l’automatisation des interactions entre les différentes applications de la plateforme ArcGIS s’est avéré une stratégie payante. La Ville a ainsi éliminé l’impression de nombreux documents, épargné près de 1000 heures/personne par année en plus de fournir des informations plus précises.
L’amélioration de la communication avec les citoyens
L’implantation d’un portail citoyen (311) est un exemple d’un projet d’envergure qui offre un excellent moyen de communication bidirectionnelle avec les citoyens. Cependant, faire vivre un service de ce type sans automatisation en arrière-scène serait utopique.
Il est également important au sein des agglomérations urbaines de bien communiquer les travaux et les entraves routières afin d’optimiser la mobilité et les déplacements. La ville de Sherbrooke a mis en place une initiative originale en automatisant le transfert de ses données SIG vers l’application Waze.
En plus de démontrer la transparence des organisations publiques, le partage de données ouvertes contribue à la réutilisation et à la valorisation des données par des organismes communautaires, des entreprises, des chercheurs ou des médias. Ce partage alimente ensuite des projets de développement économique et donne naissance à de nouveaux services dans des secteurs variés tels que la santé et les services sociaux, les loisirs et le transport. L’automatisation des tâches de validation, de nettoyage, d’anonymisation et de publication de ces données vers des sites agrégateurs est hautement souhaitable, car ce travail est répétitif et chronophage.
La transformation numérique présente de nombreuses opportunités pour l’avenir des administrations publiques. Tout d’abord, elle offre aux citoyens un accès plus flexible aux services ainsi que des moyens permettant de communiquer de l’information et de recevoir de la rétroaction sur la qualité des services. Elle améliore aussi intrinsèquement l’efficacité de l’organisation.
La formation sur les nouvelles technologies soutient l’engagement des employés de la fonction publique, leur permettant de jouer un rôle bonifié dans la révision des processus et de participer activement à la création des automatisations qui seront déployées en arrière-scène. Bien évidemment, réussir une transformation numérique dépasse la capacité à bien réaliser des automatisations, mais cette expertise demeure tout de même essentielle à sa réussite.
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