La Ville du Grand Sudbury, située sur le Bouclier canadien dans le bassin des Grands Lacs, est un centre minier de classe mondiale. Avec une superficie de 3 627 kilomètres carrés, elle est la municipalité géographiquement la plus grande de l’Ontario et la deuxième plus grande du Canada. En 2018, le Grand Sudbury comptait environ 166 000 habitants. Entre autres valeurs, la ville encourage l’innovation, l’amélioration continue et la créativité. En ce sens, le département des données et des services géospatiaux a été créé récemment dans le but de fournir une orientation et de permettre à la ville de tirer profit des sciences de la géomatique et de l’intelligence d’affaires.
LE DÉFI
En 2019, le vérificateur de la ville a émis une recommandation pour que la ville surveille et enregistre les activités des patrouilles routières sur l’entretien du réseau afin que l’administration puisse répondre plus efficacement aux réclamations des résidents (voir l’image ci-dessous pour une liste des types de déficiences signalées). La ville a effectué une recherche et reçu des offres de logiciels spécialisés pour la gestion des patrouilles routières qui pourraient être utilisés dans le processus de collecte de données.
Bien que ce choix pût s’avérer intéressant à première vue, il impliquait des coûts d’acquisition directs et des coûts d’intégration et de maintenance indirects. En lien avec les valeurs d’innovation et de créativité de la ville, l’équipe des données et services géospatiaux s’est mis en tête de proposer une solution moins coûteuse qui maximiserait l’investissement déjà réalisé dans les technologies existantes.
Le projet a également dû prendre en compte de manière stratégique les préoccupations liées à la gestion du changement, afin d’améliorer à la fois la transition et le taux d’adoption par l’équipe des travaux publics pendant le projet.
LA SOLUTION
Dès le départ, il a été décidé de découper le projet en cinq étapes afin que les utilisateurs et les gestionnaires puissent s’approprier graduellement les changements. Du point de vue technologique, l’équipe a choisi d’utiliser et de configurer la plateforme ArcGIS qui alimente une bonne partie des autres systèmes d’affaires corporatifs de la ville ainsi que la plateforme d’intégration de données FME.
La première étape a été la configuration et le déploiement d’ArcGIS QuickCapture. Cette application qui fait partie de la suite ArcGIS a été créée spécifiquement pour des utilisateurs tels que les équipes de patrouille qui doivent collecter les données sur les déficiences à partir d’un véhicule en mouvement. Celle-ci permet la reconnaissance vocale, de sorte qu’elle peut être utilisée en toute sécurité en mode mains libres, et elle est directement liée aux couches d’entités (feature layers) d’ArcGIS Online.
Vue de la configuration d’ArcGIS QuickCapture pour le travail de patrouille estivale.
Dès la deuxième phase, l’utilisation de la plateforme d’intégration de données FME, déjà présente à la ville, a été requise. L’équipe a d’abord développé un Workspace FME qui scannait, chaque soir, l’ensemble des couches d’ArcGIS Online afin de compiler les déficiences relevées lors de la journée et envoyait le résultat par courriel. Cette étape était principalement importante dans le contexte de gestion du changement. En effet, bien que toute cette information soit disponible dans l’application, il était plus simple pour les décideurs de consulter un fichier Excel envoyé quotidiennement que d’apprendre l’utilisation d’une application de géomatique.
La troisième phase fut la création d’un tableau de bord afin que les gestionnaires puissent rapidement voir les segments de routes qui respectaient, ou pas, les normes minimales d’entretien (Minimums Maintenance Standards). À nouveau, un Workspace FME a été requis à cette fin pour alimenter automatiquement l’application ArcGIS Dashboards à même la base de données d’entreprise. Ce tableau de bord s’est rapidement avéré un puissant outil d’aide à la décision pour les gestionnaires, entre autres pour rapidement déployer des équipes dans les segments en défaut.
Vue du tableau de bord incluant une note globale ainsi qu’un visuel des segments en défaut
La quatrième phase a été nécessaire pour permettre au département légal d’obtenir précisément et rapidement l’information requise lors de dossiers de litiges et de réclamations. Dans ce cas précis, le département de géomatique a développé un formulaire ArcGIS Survey123 dans lequel l’utilisateur choisit une zone géographique ainsi qu’un intervalle de dates. La complétion d’un formulaire déclenche un webhook qui active une Automation de FME Server. Celle-ci déclenche alors un Workspace FME qui recueille l’information requise dans la base de données, la prépare sous forme de fichier Excel et envoie ensuite le résultat par courriel au requérant.
La cinquième phase est spécialement intéressante, car elle automatise la création de bons de travaux dans l’application Cityworks. En effet, à chaque fois qu’une déficience est signalée par une équipe au terrain, celle-ci déclenche un webhook vers FME Server. Celui-ci lance ensuite un Workspace FME permettant d’abord de définir la nature de la déficience, de la faire correspondre avec un des attributs utilisés dans Cityworks, pour ensuite envoyer une requête pour créer le bon de travail dans ladite application. Ce nouveau processus automatisé élimine la création de rapports sur papier et permet aux gestionnaires des travaux publics d’associer chaque déficience à une intervention de réparation.
LA VALEUR APPORTÉE
Ce qui a démarré comme un projet d’implantation d’une solution pour le suivi et l’enregistrement des activités de patrouille routière pour répondre aux réclamations reçues par la ville s’est transformé en une automatisation complète de toutes les activités y étant associées.
Différents départements de l’organisation en tirent des bénéfices. Au premier chef, les travaux publics qui éliminent la création et l’impression de 6000 pièces de documents et qui épargnent 980 heures / personne par année. En outre, leurs gestionnaires ont accès à de l’information plus précise, en quasi-temps réel, permettant d’optimiser des décisions telles que le déploiement des équipes sur le terrain.
Le département légal obtient précisément et sans délai, toute l’information requise afin d’accélérer le traitement des demandes de réclamation pour la satisfaction des citoyens. Et le département des technologies de l’information évite l’achat et l’entretien d’une application supplémentaire. De plus, l’utilisation des fonctionnalités sans programmation (no code) de FME Server a permis d’éviter le développement de tâches planifiées incluant de complexes options de surveillance dans un contexte de quasi-temps réel.
Il est aussi important de rappeler que la méthode de déploiement par phase a permis une adhésion totale de l’ensemble des utilisateurs. Celle-ci a aussi permis de recevoir beaucoup d’avis des utilisateurs, qui ont servi à mieux définir les requis des phases subséquentes. Il est clair qu’aujourd’hui, personne ne souhaiterait revenir en arrière et que l’utilisation des appareils mobiles permettra d’autres améliorations dans un proche futur.
La complémentarité entre les technologies de la suite ArcGIS et FME nous a permis de répondre efficacement à un besoin d’affaires précis tout en améliorant significativement les processus opérationnels associés. L’aide des experts de Consortech nous a permis de maîtriser les capacités d’automatisation de FME et FME Server nécessaires à la bonne réussite de ce projet ainsi qu’à plusieurs autres à venir.