Bécancour est une municipalité de 13 000 habitants située dans la région Centre-du-Québec. Entre autres responsabilités, la ville doit gérer des actifs répartis sur un très vaste territoire de 447 km carrés, divisé en six secteurs. Comme bon nombre de municipalités québécoises, elle doit aussi maximiser les services offerts dans un contexte de responsabilité budgétaire.

LE DÉFI

Le service des travaux publics possédait une grande quantité de plans et rapports ainsi qu’une multitude de notes manuelles, mais ne disposait pas de technologies lui permettant de stocker et d’analyser ces données en vue d’obtenir l’intelligence souhaitée. Une seule personne était amenée à gérer l’ensemble des informations afin de planifier la réalisation des travaux d’entretien des actifs tels que les poteaux incendie, les panneaux de signalisation, le nettoyage des puisards, etc.

Il y avait donc lieu d’éliminer les multiples saisies en produisant un nouveau processus simple, efficace et convivial pour une clientèle (chefs d’équipe et employés sur le terrain), habituée à l’utilisation de méthodes de travail papier depuis de nombreuses années.

LA SOLUTION FOURNIE

Misant sur le fait que le client utilisait déjà la technologie FME et l’application JMap, l’équipe Consortech l’a aidé à automatiser la saisie d’informations terrain, effectuée au moyen de formulaires sur tablettes, et leur transfert vers une base de données spatiale. La structuration de celle-ci permet ensuite d’émettre des alertes en temps réel via courriel ainsi que des rapports hebdomadaires aux différents chefs d’équipe des travaux publics. Non seulement le nouveau système aide ces derniers à préparer rapidement les bons de travail nécessaires, mais il facilite également la production d’un rapport général des activités à la fin de l’année.

Comprenant bien le souci de la municipalité habituée à des méthodes manuelles réalisées sur papier depuis de nombreuses années, Consortech a assuré un soutien solide en menant de courtes séances d’accompagnement où le client exposait sa vision du processus souhaité et où l’expert formateur le guidait dans la réalisation des workspaces FME.

LA VALEUR APPORTÉE

  • Le nouveau processus a éliminé trois saisies d’information qui étaient précédemment réalisées à la suite de la réception des informations terrain. Grâce à l’interface graphique de FME, la création du flux de travail s’est faite en moins de 2 heures!
  • En cas d’urgence, il permet d’envoyer instantanément et automatiquement un courriel aux chefs d’équipe, évitant ainsi des oublis dans le transfert d’informations importantes.
  • Les chefs d’équipe et gestionnaires reçoivent chaque semaine un rapport sur les travaux à faire et leur état d’avancement.
  • Par ailleurs, le nouveau processus aide à la production des bons de travail, ce qui facilite la commande du matériel requis.
  • Enfin, elle permet de générer à la fin de chaque exercice un rapport sur l’ensemble des activités réalisées au cours de l’année.

En plus du temps gagné par l’élimination des doubles entrées par le personnel administratif, le nouveau processus permet de gagner environ trois heures/semaine pour chacun des deux chefs d’équipe qui reçoivent seulement l’information pertinente à leur prise de décision. La ville y gagne aussi au niveau de l’efficacité de ses interventions d’entretien, au bénéfice de l’ensemble de la collectivité.

 

 

Considérant mes responsabilités et ma charge de travail, je n’aurais pas réussi à automatiser ce processus sans l’aide de FME et Consortech. Et ce n’est que le début, j’ai encore bien d’autres idées d’automatisation! 

Pascal Boisvert

Technologue en génie civil, Service des travaux publics, Ville de Bécancour

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